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Política de Tratamiento de Datos Personales

VÁSQUEZ KENNEDY SAS, en adelante LA COMPAÑÍA, sociedad constituida en 2014 y domiciliada en la ciudad de Bogotá, ubicada en la dirección Carrera 11B #96-03 Oficina 301, con Teléfono (57 1) 7446484, identificada con el NIT No. 900.751.981-7 y correo electrónico: info@vasquezkennedy.com, por medio de la presente se permite establecer los principios y parámetros mediante los cuales utilizará los datos personales que recolecte en desarrollo de su objeto social, cuando actúe tanto como responsable como encargado de la información:

1. Objeto:

Por medio de la presente política de tratamiento de datos LA COMPAÑÍA pretende establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales recolectados, usados y almacenados por esta compañía en desarrollo de su objeto social; en las calidades de responsable y/o encargado del tratamiento de la información según sea el caso. Todo lo anterior tiene como fundamento la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, y el Decreto 1074 de 2015 y sus fundamentos constitucionales respecto a la protección de la intimidad, protección de los datos de las personas y el derecho al habeas data.

2. Ámbito de aplicación:

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier base de datos personales que se encuentren en custodia de LA COMPAÑÍA, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

3. Definiciones:

a) Autorizaciones: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales que no tengan la característica de públicos.

b) Base de datos personales: Conjunto organizado de datos que es objeto de tratamiento de la empresa. Puede ser automatizada o física de acuerdo a su forma de almacenamiento.

c) Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, identificándolas.

d) Dato personal sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Razón por la cual gozan de una protección especial, en específico se refieren a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, pertenencia a sindicatos, entre otros.

e) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y su tratamiento.

f) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otra realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

g) Titular del dato personal: Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.

h) Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realizan sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, supresión, etc.

i) Área encargada: Persona o grupo de personas que tienen bajo su custodia y responsabilidad al interior de la empresa las bases de datos personales.

j) Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar en cualquier momento la información de su propiedad, que manejen terceros.

4. Tratamiento y finalidades:

El tratamiento que realizará LA COMPAÑÍA actuando como responsable y/o encargado será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, administrar, circular y transmitir los datos personales, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley, con las siguientes finalidades según sea el caso:

1. Datos de Usuarios

LA COMPAÑÍA tratará los datos de esta población para las siguientes finalidades:

 

a) Contactar y enviar información relacionada y/o en conexión con temas educativos y de formación, estadísticas, eventos, páginas web, y ofertas de los productos de LA COMPAÑÍA;

b) Contactar y enviar información referente a temas relacionados con perfiles de potenciales vacantes para ofertas laborales, y datos de contacto de empresas de interés;

c) Realizar videos, fotos y/o material audiovisual adicional para fortalecer su perfil profesional;

d) Dar información referente al alcance del servicio contratado por y/o para el Usuario;

e) Enviar encuestas de opinión y evaluación frente a la calidad de los servicios contratados prestados;

f) Transferir los datos recolectados a terceros debidamente autorizados, quienes la utilizarán exclusivamente para contacto dirigido a ofrecer oportunidades laborales.

g) Crear un espacio de interacción para los usuarios y ex-usuarios a una red profesional, donde exista una interacción entre los mismos y puedan relacionarse con otras personas que hacen o han hecho parte de nuestros programas o han dejado sus datos personales en las bases de datos de nuestra compañía, el objetivo de la interacción, es que los usuarios y ex-usuarios compartan su datos profesionales, interactúen con la red de Vásquez Kennedy, intercambien información y conocimientos profesionales, vean contenido relevante y encuentren oportunidades profesionales y de negocio.

h) Recolectar para la red de profesionales, información básica, como: nombre, empresa, cargo, sector económico, correo electronico, Whatsapp, año de OP con Vásquez Kennedy y fecha de actualización de datos, para poder compartirla con la red de usuarios de Vásquez Kennedy, para generar oportunidades de negocio, lograr efectuar networking entre miembros de la comunidad de Vásquez Kennedy y para que exista un directorio de usuarios con el objetivo de lograr una interacción por medio de la Compañía, todo lo anterior en el entorno del objeto social de la Compañía.

2. Datos de contactos de empresas

a) Contactar y enviar información relacionada y/o en conexión con temas educativos y de formación, encuestas de opinión, estadísticas, eventos, páginas web, y ofertas de los productos de LA COMPAÑÍA;

b) Contactar y enviar información referente a temas relacionados con perfiles de potenciales candidatos para ofertas laborales, reclutamiento y vacantes presentes o futuras;

c) Enviar información sobre el estatus y avance de los servicios contratados por la Empresa;

d) Transferir los datos recolectados a los Usuarios, quienes la utilizarán exclusivamente para contacto dirigido a indagar sobre oportunidades laborales.

3. Datos de proveedores

a) Mantener una comunicación eficiente de información referente al vínculo contractual entre el Proveedor y LA COMPAÑÍA;

b) Monitorear y dar cumplimiento a las obligaciones contraídas entre el Proveedor y LA COMPAÑÍA;

c) Informar de cualquier modificación en los términos de las obligaciones contraídas entre el Proveedor y LA COMPAÑÍA.

4. Datos de empleados

a) Mantener una comunicación eficiente de información referente al vínculo contractual entre el Empleado y LA COMPAÑÍA;

b) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por LA COMPAÑÍA con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo;

c) Informar de cualquier modificación en los términos del contrato de trabajo;

d) Planificar actividades empresariales;

e) Transmitir la información a la empresa responsable de la contabilidad, con el fin de facilitar las funciones referentes a pago de nómina y el cumplimiento de todas aquellas obligaciones laborales y tributarias a las que se encuentra sujeta la empresa.

5. Datos Biométricos

LA COMPAÑÍA ha decidido implementar sistemas de seguridad (monitoreo a través de Circuito Cerrado de Televisión) en sus instalaciones con el fin de evitar ser objeto de actividades delictivas, así como para salvaguardar la integridad y seguridad de las personas y bienes que allí se encuentren. Por último y en concreto, las demás finalidades que LA COMPAÑÍA considere pertinentes para el correcto y normal desarrollo de su objeto social, siempre y cuando sean previamente informadas al titular de la información.

5. Derechos de los titulares de la información

Los titulares de la información contenida en las bases de datos que trate LA COMPAÑÍA sea como responsable, o como encargado del tratamiento tienen los derechos que a continuación se relacionan de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la normativa aplicable y vigente.

 

El ejercicio de dichos derechos solo podrá adelantarse de forma exclusiva por el titular del dato o por las personas que este autorice de conformidad con lo establecido por la ley.

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las leyes que regulan la materia.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Deberes de LA COMPAÑÍA respecto de las bases de datos con información personal de terceros cuando actúe como responsable y encargado

6.1 Deberes como Responsable del tratamiento

Cuando LA COMPAÑÍA asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales adelantará tal gestión en cumplimiento de los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley.

 

a) Garantizar al titular de la información en cualquier momento y de forma gratuita el pleno y efectivo ejercicio de los derechos que tiene a conocer, actualizar, modificar y rectificar sus datos.

b) Solicitar, y conservar en los casos que sea necesario copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su uso, acceso, adulteración, consulta no autorizada o fraudulenta, adulteración o pérdida.

d) Actualizar la información y en caso de efectuar cambios sustanciales en el tratamiento de las bases de datos, informarlo tanto a los titulares como al encargado en caso de existir.

e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y en caso de existir un encargado del manejo de la misma, informárselo.

f) En caso de existir un encargado del tratamiento de la información, suministrarle únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado por el titular.

g) Tramitar las consultas y reclamos formulados por titulares de la información dentro de los términos señalados la ley y replicados en esta política de tratamiento.

h) Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.

i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

j) Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.2 Deberes como Encargado del tratamiento

Cuando LA COMPAÑÍA asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley.

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento de acuerdo a los términos que se hayan pactado en los contratos con estos.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y la ley que rige la materia.

f) Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.

g) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.

i) Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Procedimiento para la atención de solicitudes y reclamos por parte de los titulares de la información

En desarrollo del derecho fundamental de los titulares al Habeas Data respecto de los derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, o cancelación se seguirá el siguiente procedimiento:

 

a) Los derechos sobre los datos personales solo podrán ser ejercidos directamente por el titular, o por un tercero habilitado legalmente de acuerdo a lo establecido por la ley 1581 de 2012. Esta condición se acreditará mediante copia del documento de identidad, y en caso de ser autorizado, el poder debidamente otorgado.

b) La solicitud para ejercer cualquiera de estos derechos deberá hacerse a través del canal delimitado por LA COMPAÑÍA dentro de la presente Política de Tratamiento de datos personales.

c) La solicitud de ejercicio de los derechos deberá contener:

● Nombre del titular del dato, y de ser el caso de su apoderado o representante.

● Petición concreta y precisa del derecho que pretende ejercer. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que LA COMPAÑÍA proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.

● Dirección para notificaciones.

● Documentos que soportan la solicitud.

● Firma de la solicitud.

 

En caso de faltar alguno de los requisitos indicados, LA COMPAÑÍA lo comunicará al solicitante dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean completados. Si transcurridos dos meses sin que se presente la información requerida se entiende que se ha desistido de la solicitud.

 

LA COMPAÑÍA internamente se encargará de crear una base de datos sobre Peticiones y reclamos.

 

En caso de que LA COMPAÑÍA actúe como responsable de la información atenderá el reclamo en un máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede superar en ningún caso los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

A su turno, en caso de que LA COMPAÑÍA actúe como encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en la petición o reclamo, y comunicará al responsable del tratamiento de la información la solicitud, con el fin de que éste de la respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado, lo cual será informado al titular para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable de la información y en consecuencia el obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

 

De conformidad con lo establecido por la ley, en caso de pretender acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite acá descrito.

8. Canal designado para la recepción de peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información

En todo caso, LA COMPAÑÍA actuando como encargado o como titular de la información recibirá peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información en el correo electrónico:

 

datospersonales@vasquezkennedy.com

 

Cualquier cambio en este canal será informado en debida forma a los titulares de la información.

9. Prohibiciones

En desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y su correcta aplicación, se establecen las siguientes prohibiciones:

 

a) LA COMPAÑÍA prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización previa del titular del dato y de VÁSQUEZ KENNEDY mismo.

b) LA COMPAÑÍA solo ejerce el tratamiento de datos personales de niños y adolecentes menores de edad mediante autorización expresa de sus representantes legales, todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de este tipo de datos se deberá hacer asegurando los derechos prevalentes que la constitución política reconoce a estos, y para las finalidades específicamente informadas previo a la entrega de los mismos.

c) Está prohibida la transferencia internacional de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, aplicando las excepciones que se han establecido para estos casos.

10. Temporalidad de los datos

La permanencia de los datos tratados por LA COMPAÑÍA sea como responsable o como encargado del tratamiento estará determinada por la finalidad por la cual dichos datos fueron recogidos o entregados a LA COMPAÑÍA, según sea el caso.

 

Por lo tanto, una vez se agote la finalidad LA COMPAÑÍA procederá a su destrucción o devolución de acuerdo a como se estime pertinente.

 

De todas formas, LA COMPAÑÍA es consciente que existen obligaciones de carácter legal, laboral, contable y tributario que le obligan a conservar por cierto tiempo determinado algunos datos, por lo que se compromete a hacerlo sólo y únicamente para tal efecto, adoptando las medidas técnicas y de seguridad que un tratamiento adecuado.

11. Medidas de seguridad

LA COMPAÑÍA, como desarrollo del tratamiento de los datos personales que recoja o sobre los cuales esté encargado según sea el caso, adoptará todas las medidas de seguridad, físicas, tecnológicas y administrativas que considere pertinentes según los datos que maneje, las cuales serán aplicables en todo caso a las áreas encargadas.

 

LA COMPAÑÍA, en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y las exigencias establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará a esta ultima cualquier caso de fallas en la seguridad de la información que pueda haber causado pérdida, robo, consulta o modificación fraudulenta, y las medidas que se tomaron al respecto.

12. Entrega de datos personales a autoridades administrativas y judiciales.

En caso de que las autoridades con funciones jurisdiccionales o administrativas soliciten a LA COMPAÑÍA la consulta y/o entrega de datos personales consignados en sus bases de datos; se evaluará de forma interna tal petición, y en caso de cumplir con todos los requerimientos legales, se documentará internamente el caso y se agregará al histórico que maneje internamente la sociedad, esto en cumplimiento de las normas que rigen la materia.

13. Vigencia

La presente política de tratamiento de datos personales a cargo de LA COMPAÑÍA quien actúa como responsable y encargado del tratamiento de información de terceros paralelamente ha sido aprobada y por lo tanto regirá a partir del 31 de agosto de 2017, con un término indefinido hasta que se adelante una reforma sustancial a la misma, fenómeno que será debidamente informado a través de los canales dispuestos.

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